Nhân viên thu mua là gì? Tố chất phải có của nhân viên thu mua
Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất nào, nguồn nguyên liệu đầu vào cũng là một trong những khâu quan trọng trong quy trình sản xuất. Có thể nói bộ phận thu mua được coi là “ xương sống” của công ty và các bản hợp đồng của công ty có thành công hay không phần lớn nhờ vào bộ phận này. Vậy nhân viên thu mua là gì? Vị trí này góp phần quan trọng trọng doanh nghiệp như thế nào? Cùng tuyển dụng Đắk Lắk tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé.
Nhân viên thu mua là gì?
Purchasing Officer dịch ra là nhân viên thu mua - là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và đảm bảo nguồn nguyên liệu của công ty luôn trong trạng thái đầy đủ và sẵn sàng cho các công đoạn sản xuất bất cứ lúc nào.
Họ là những người tham gia trực tiếp vào khâu nhập nguyên liệu đầu vào cho công ty. Chính vì thế, công việc của nhân viên thu mua luôn đòi hỏi tính tỉ mỉ và chính xác cao, bên cạnh đó họ cũng cần phải đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất bởi công ty.
Công việc cơ bản của nhân viên thu mua là gì?
Để các bạn có cách nhìn rõ hơn về nhân viên thu mua là làm gì, các công việc của nhân viên thu mua diễn ra như thế nào? Thì đoạn viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn về tính chất công việc của nhân viên thu mua là gì.
Lập kế hoạch thu mua
Trước khi bắt đầu công việc của mình, nhân viên thu mua cần nắm rõ được nhu cầu của từng bộ phận trong khâu sản xuất, rồi từ đó xác định rõ đối tượng. Kế tiếp là lập kế hoạch thu mua đáp ứng nhu cầu khách hàng, đảm bảo về số lượng, chất lượng từng sản phẩm.để phục vụ cho quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Tìm kiếm nhà cung cấp
Đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua cần xem xét nhà cung cấp cũ của mình với một số nhà cung cấp mới để nắm rõ được giá cả thị trường. Đồng thời tránh tình trạng phụ thuộc vào một nhà cung ứng duy nhất khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề, rủi ro không ngờ tới.
Với các mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần làm những công việc như sau:
- Tìm sản phẩm phù hợp với tiêu chí, tiêu chuẩn mà công ty đưa ra
- Chọn ra danh sách những nhà cung ứng tiềm năng để liên hệ, trao đổi về giá cả, hình thức vận chuyển,...
- Bước cuối cùng là đàm phán để có mức giá tốt nhất có thể và yêu cầu gửi hàng mẫu để kiểm duyệt.
Khảo sát giá thị trường
Để có được những bảng giá hợp lý, nhà cung cấp uy tín thì nhiệm vụ của nhân viên thu mua là gì?
- Khảo sát bảng giá của nhiều nhà cung ứng khác nhau trên thị trường.
- Tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp về một mức giá hợp lý
- Lập báo cáo chi tiết về nguồn nguyên liệu để báo cáo cấp trên
Thực hiện giao dịch
Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với công ty, giá cả hợp lý, nguyên vật liệu đáp ứng đầy đủ các nhu cầu. Các nhân viên thu mua sẽ đi đến bước tiếp theo, chính là thỏa thuận và ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó, bộ phận thu mua sẽ tiếp tục theo dõi đơn hàng để đảm bảo:
- Tuân thủ hợp đồng
- Kiểm tra các giấy tờ liên quan
- Kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng của sản phẩm
- Theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng, đảm bảo đúng hạn
- Ứng phó kịp thời với các sự cố phát sinh
Thực hiện các công việc có liên quan
Ngoài những mô tả công việc nhân viên thu mua ở trên, những công việc khác của nhân viên thu mua là gì?
- Thực hiện theo yêu cầu phân công từ cấp trên
- Đề xuất những hướng giải quyết giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cho công ty.
- Đánh giá chất lượng, tạo dựng các mối quan hệ với các nhà cung cấp
- Xử lý các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến công việc mua hàng và chuyển giao cho bộ phận kế toán.
Những kỹ năng và tố chất của nhân viên thu mua
So với những vị trí khác trong ngành nghề sản xuất, bộ phận thu mua không đòi hỏi nhiều về kiến thức chuyên môn mà chủ yếu là kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, mạng lưới mối quan hệ xã hội. Vậy những tố chất và kỹ năng cần thiết của nhân viên thu mua là gì?
Phân tích và đưa ra quyết định
Một quyết định đúng đắn sẽ mang lại sự thành công, phát triển cho doanh nghiệp. Việc phân tích, lựa chọn đơn vị cung ứng phù hợp với công ty, nguồn nguyên liệu đáp ứng được mục tiêu, tài chính của công ty,...
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng đàm phán là sự kết hợp giữa tư duy nhạy bén, cách ứng xử khôn khéo và kiên trì, đưa ra những thông tin thuyết phục đối tượng cung ứng để đem lại sự thỏa hiệp và lợi ích cho chính công ty của mình.
Kỹ năng đàm phán tốt sẽ mang lại nhiều giá trị cao cho doanh nghiệp cũng như mang lại lợi ích, hiểu được nhu cầu của nhà cung ứng.
Kỹ năng quản lý thời gian và cập nhật liên tục
Đối với nhân viên thu mua cần phải đảm bảo hàng hóa được giao đến công ty đúng thời hạn đã thống nhất. Vì sản xuất là một chuỗi quy trình diễn ra liên tục và không được có sự ngắt quãng nên khi nguồn nguyên liệu đến trễ sẽ ảnh hưởng đến khối lượng công việc của mọi người. Từ đó, chất lượng công việc sẽ không đạt như kỳ vọng
Do vậy, trong kỹ năng của nhân viên thu mua là gì, nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu đảm bảo các vật liệu được vận chuyển đến đúng thời gian, bên cạnh đó luôn cập nhật những thực trạng về giá đang diễn ra trên thị trường.
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
Đây là một trong những kỹ năng cần phải có của nhân viên thu mua kết hợp với kỹ năng đàm phán, thương lượng để thực hiện những thỏa thuận, trao đổi tốt hơn giữa hai bên nhằm tìm được tiếng nói chung.
Công việc của bạn là làm việc với khâu sản xuất bên trong công ty và khách hàng bên ngoài, cho nên bạn cần phải xây dựng các mối quan hệ thân thiết, tích cực. Điều đó khiến bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ từ nhiều phía và công việc được diễn ra suôn sẻ hơn.
Bài viết trên đã cho mô tả công việc của “nhân viên thu mua là gì”, giúp các bạn quan tâm tới vị trí này có cách nhìn nhận tổng quát hơn. Hãy truy cập vào Tuyển dụng Đắk Lắk để tìm ra những công việc chất lượng, phù hợp với bản thân nhé.